Vamos a empezar a trabajar con una herramienta terriblemente sencilla que puede hacer cosas verdaderamente complicadas; se trata de Microsoft Access; en nuestro caso vamos a utilizar la versión 2013, (Forma parte de Microsoft Office 2013). Si eres de los que os gusta guardar centenares de líneas en hojas Excel, os animo a que sigas estos artículos, porque aprenderás otra forma mucho mejor de guardar información. Para todos, bienvenidos a esta introducción a las Bases de datos.

Si, Microsoft Access es una forma bastante sencilla de tomar contacto con las bases de datos; porque de eso se trata, este programa combina un motor de base de datos con un conjunto de herramientas para crear tablas, realizar consultas, preparar formularios de entrada y salida de información, y hasta de un sencillo generador de informes.

Para acabar con la presentación, también deciros que si vuestras necesidades son mas grandes, y necesitáis otra base de datos mas potente, como MySQL, SQL Server, MariaDB, o incluso Oracle, aún podéis seguir utilizando el trabajo que habéis hecho en Access, ya que solo tenéis que mapear vuestra base de datos, y utilizarla desde consultas, formularios e informes hechos, como si siguiera siendo Access.

Creación de la base de datos con Microsoft Access

Y para poder probar todo esto, vamos a empezar creando nuestra primera base de datos.

EjecutamosIniciando Microsoft Access

para que nos aparezca la pantalla de creación

Access. Creacion

Como veis, podemos pedirle que nos cree distintas bases de datos, utilizando unas plantillas, que os animo a que probéis; sin embargo, por motivos didácticos únicamente, nosotros vamos a partir de una base de datos creada en blanco.

Al pulsar, nos ofrecerá crear una base de datos, o una aplicación. Como ya he dicho, Access, ademas de motor de base de datos, posee todo un entorno de desarrollo, por lo que es capaz de transformarse en una aplicación con su base de datos autocontenida

Access - Crear base de datos

Ya podemos crear nuestra base de datos, y automáticamente, aparecerá la pantalla de creación de tablas. Deberemos crear una tabla por cada concepto que tenga un conjunto de datos homogéneos, como por ejemplo, productos, clientes, proveedores,…

Observad que voy mencionando entidades homogéneas, Todos los componentes de Productos en una empresa tienen el mismo tipo de información, (Descripción, Precio, Tipo,…….)

Creando tablas en Access

Pues esa puede ser nuestra primera tabla, para definirla, deberemos indicar las columnas que tiene, y eso lo haremos por medio de la pantalla que nos proporciona Access

Area de trabajo de tablas en Access

Lo primero que haremos, será pulsar el botón para ver la vista Diseño, momento en que nos pedirá el nombre de la tabla

Access. Nombre de la tabla

Le indicamos que vamos a crear Productos y pulsamos «Aceptar». Ahora, ya podemos ver la pantalla para crear Tablas en la vista diseño:

Pantalla diseño tabla

Vamos a ir creando las columnas, e iré explicando el significado de cada anotación. Este es el diseño definido en el análisis:

Modelo de datos para Producto

Las condiciones las indicaremos en la definición, cuando se pueda, y si no, posteriormente cuando estemos haciendo los formularios de captura de información

Las claves (Primary Keys)

Para el primer campo, vamos a utilizar esa línea que ya viene definida. En las tablas es conveniente disponer de una clave que identifique de forma univoca el registro, y eso lo podemos definiendo un campo que nunca se vaya a repetir.

Si esa columna no la tenemos prevista en la lógica la añadiríamos, pero…en nuestro caso al hacer el análisis pensé que seria bueno que el articulo tuviese un código alfanumérico, y sera lo que utilizaremos como clave primaria o principal, para eso deberemos indicar:

Microsoft Access. Creacion de la clave

  1. Nombre de la columna. Para mejorar la legibilidad, todas las columnas (campos) de indice, las denominaré «id_xxxxxxxx» dejando en xxxxxx el nombre de la tabla de la que es clave principal
  2. Para tipo de datos he seleccionado Texto corto ya que en el diseño he establecido que era alfanumérico de 5 caracteres; la longitud, la indicare en (4)
  3. Una pequeña descripción, con fines documentales
  4. Longitud máxima que puede tener este campo
  5. Titulo que deseo que aparezca en los formularios cuando se generen automáticamente
  6. Si es Primary Key, el campo es obligatorio
  7. No queremos que se entre con longitud cero; queremos que siempre contenga información
  8. No queremos que en la tabla pueda haber dos registros con esta columna igual, y queremos que se indexe por esta columna

Esto, mas la llave que ya aparecía a la izquierda del nombre de campo, y que hubiéramos podido controlar con el botón derecho de ratón, hacen que este campo sea el índice principal  (Primary key)

La definición de las columnas

Ahora ya vamos a ir definiendo cada una de las columnas

Access. Definicion de columnas

Para «pro_descripcion» le hemos indicado también «Texto corto», pero en longitud hemos autorizado que llegue a 100 caracteres, como se indica en el diseño

Le hemos indicado que el campo es obligatorio (Requerido:Si) y que no se acepta sin datos (Permitir longitud cero:No)

Así podemos ir entrando la definición del siguiente campo (pro_desLarga), indicando que es opcional.

Access. definicion campo texto largo opcional

En el campo de Precio, vamos a ver alguna cosa más:

Entrada del campo de Precio en Microsoft Access

  1. Indicaremos que el tipo de datos es numérico
  2. En tamaño de campo, indicaremos «Doble, para que acepte decimales
  3. En formato, le podemos indicar «Moneda», para que lo edite con el símbolo de la moneda local
  4. Indicaremos el numero de decimales que deseamos tener
  5. Como en casos anteriores, el titulo que deseamos que se genere en los formularios e informes
  6. Le indicamos que en caso de que no se entre dato, se rellene a 0
  7. Establecemos una regla de validación, y es que el precio ha de ser menor de 100
  8. Indicamos el mensaje a presentar en caso de que no se cumpla la regla de validación anterior
  9. Indicamos que el campo es obligatorio

Completamos pro_stock

Access. Definiendo pro_stock

Y para pro_fecRepos tenemos campos nuevos

Access. Definiendo la columna de fecha

Hemos indicado como tipo, «Fecha/Hora» y el cuadro inferior ha cambiado, en formato nos ha dejado seleccionar «Fecha corta», la regla de validación la hemos construido, ahora explico como, y hemos indicado que muestre el selector de fechas, ese calendario que aparece en los campos de fecha.

Y la regla de validación?

Access. creando validaciones

Cuando nos colocamos en la entrada de «Regla de validación», a la derecha aparecen tres puntos; siempre que los veáis, debéis saber que tenéis acceso al generador de expresiones; si pulsamos en ellos:

Access. Generador de funciones

En esta pantalla, podemos ir escribiendo en (1) y cuando deseemos un campo, o una función, podemos conseguirlo por medio de (2), (3), y (4). Además, la explicación de la función seleccionada, nos aparece en la parte inferior de la pantalla.

En nuestro caso, queremos que compruebe que la fecha es posterior a la actual (Ahora()) por lo que escribimos en (1) el signo «>» mayor que, y luego seleccionamos  «Funciones incorporadas, Fecha y Hora, y por último Ahora(); podemos aceptar y la expresión aparecerá en su sitio.

El resto de campos, dejo que los vayáis entrando como lo estábamos haciendo;

Access, todos los campos

Solo indicar que los campos id_pais, e id_categoria, los dejamos como Entero largo, y veréis como os los marca como «indexados con duplicados; dejarlo así y luego volveremos a ellos.

Definiendo campos de busqueda

Antes de cerrar este articulo prestemos atención al ultimo campo, «pro_stat» . En los comentarios estamos indicando que solo puede ser A para alta, o B para baja, bien, y ¿porque no hacemos que Access nos controle esto?

Hasta ahora hemos dejado estar a la pestaña de búsqueda, ahora es el momento de pulsar sobre ella

Cuadro de busqueda en Microsoft Access

  1. Seleccionamos «Cuadro combinado», que es el clásico desplegable, y es el que queremos
  2. En este caso, los posibles valores los escribiremos a continuación, por lo que aquí debemos indicar «Lista de valores», con otras opciones, los podríamos conseguir desde otra tabla; ya lo veremos.
  3. Queremos que aparezca el letrero de «Alta» o «Baja», pero que se guarde solo «A» o «B» para lo que necesitaremos 2 columnas, y aquí deberemos indicar los cuatro valores ordenados por filas
  4. Le indicamos cuál de las dos columnas queremos guardar, y que es la primera
  5. Ahora le decimos cuantas columnas tiene el cuadro combinado
  6. Y no queremos que tengan cabeceras. El clásico desplegable
  7. Como nuestra primera columna es para guardarla, pero no deseamos que se vea, le indicamos una anchura de 0 cm para la primera columna, y 4cm para la segunda, que es la que queremos ver
  8. Como solo queremos que se puedan entrar valores de la lista, indicamos Si, Limitar a lista.

Si ahora vais a entrar datos, para lo que deberéis pulsar en el botón de «Ver»

2016-05-10_20h42_37

y guardar los datos; y vais hasta el final de la derecha, en la columna  «Estado» o el título que hayáis indicado para «pro_stat» veréis el desplegable para elegir «Alta», o «Baja»

2016-05-10_20h45_45

y si en «valor predeterminado» habéis indicado «A»,…veréis como siempre os sugiere «Alta»

Con esto dejamos el tema; en el próximo, definiremos algunas tablas mas, y veremos como funcionan las relaciones

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